DIGIBIZ verschlagwortet Akten unter Berufsgeheimnis mit Privatemode AI

Eine Papierakte mit rund 320 Seiten in unter 20 Minuten lesen und verschlagworten, für 0,39 € Modellkosten: Das gelingt DIGIBIZ heute mit Privatemode AI. Bei der Verschlagwortung erhält jedes Dokument Schlagwörter wie Verfahren, Dokumentart oder Beteiligte, damit es sich später im System wiederfinden und zuordnen lässt. Von Hand rechnet die Fachabteilung dafür mit ein bis zwei Stunden pro 100 Seiten. Die S + P DIGIBIZ GmbH hat die KI-gestützte Verschlagwortung für die SCHNEIDER + PARTNER Beratergruppe entwickelt. Dort arbeiten Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte unter Beachtung des Berufsgeheimnisses. Seit September ist die Anwendung im Einsatz und läuft inzwischen in teamCHAT, dem KI-Arbeitsplatz der Gruppe.

Auf einen Blick

• Privatemode AI als KI-Dienst: DIGIBIZ nutzt die Modelle DeepSeek-OCR-2 für die Texterkennung und GLM-5.3-Flash für die Verschlagwortung
• Rund 10- bis 20-mal schneller: unter 20 Minuten für rund 320 Seiten, gelesen und verschlagwortet, statt drei bis sechs Stunden Handarbeit
• Niedrige Kosten: 0,39 € Modellkosten für rund 320 Seiten, ohne Vorabinvestition in Hardware
• Schnelle Umsetzung: rund 25 Arbeitsstunden hat DIGIBIZ von der ersten Besprechung bis zum Produktivbetrieb investiert, die Schulung der Anwender eingeschlossen

Handarbeit an jedem einzelnen Dokument

Die Akten der SCHNEIDER + PARTNER Beratergruppe enthalten sensible Angaben über Mandanten und Dritte. Ein Teil davon liegt noch in Papierform vor und wird von Hand gescannt. Im selben Arbeitsgang erhält jedes Dokument Metadaten, über die es sich im System später finden und weiterverarbeiten lässt. Auch diese Anreicherung, die Verschlagwortung, erledigten die Mitarbeitenden bisher manuell, Dokument für Dokument.

Für ein Sprachmodell ist Verschlagwortung eine naheliegende Aufgabe. Trotzdem galt in der Gruppe ein zentrales Verbot für KI-Werkzeuge. Team Leads konnten einzelne Anwendungen vorschlagen, die dann geprüft wurden. Durchgesetzt hat sich in diesem Verfahren lediglich ein spezialisiertes juristisches Recherchewerkzeug. Aufgaben wie die Sichtprüfung gescannter Akten blieben bewusst bei den Mitarbeitenden.

Der Grund liegt im Berufsrecht. Die Gruppe verarbeitet Mandatsdaten unter Beachtung des Berufsgeheimnisses. Gelangen sie an Dritte, drohen Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflichten nach der Wirtschaftsprüferordnung, dem Steuerberatungsgesetz und der Bundesrechtsanwaltsordnung, gegen § 203 StGB und gegen die DSGVO.

Gleichzeitig wuchs der Druck aus der Belegschaft. Viele kannten KI-Assistenten aus dem Privatleben. „Schatten-KI kann man nie ausschließen“, sagt Tom Wierick, Senior AI Engineer bei DIGIBIZ. Die Gruppe gründete daraufhin eine eigene KI-Arbeitsgruppe, um den Einsatz geordnet anzugehen.

Warum ein AVV allein nicht reichte

Die Rechtsabteilung stellte eine klare Anforderung: Für Daten unter Berufsgeheimnis genügt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nicht. Ein AVV regelt, was ein Anbieter mit den Daten tun darf. Bei den gängigen KI-Diensten werden Prompts trotzdem im Klartext auf den Servern des Anbieters verarbeitet.

DIGIBIZ hat den Markt breit sondiert:

• Hyperscaler schieden aus, weil sich ihre Angebote mit der Berufsverschwiegenheit nicht vereinbaren ließen.
• Mit einem deutschen Cloud-Anbieter kam es in der Sondierungsphase nicht zu einem konkreten Angebot.
• Ein zweiter deutscher Anbieter hätte die gewünschten Verträge geboten, passte bei Modellauswahl und Preisstruktur zum damaligen Zeitpunkt aber nicht zum Anwendungsfall.
• Der Kauf eigener GPUs wurde vor rund anderthalb Jahren geprüft und verworfen. Damals waren die verfügbaren Open-Weight-Modelle noch nicht leistungsfähig genug. Heute lässt sich die Verfügbarkeit geeigneter Hardware kaum verlässlich vorhersagen.

Attraktiv war dagegen die Abrechnung nach Tokens. Kosten entstehen nur bei tatsächlicher Nutzung, eine Vorabinvestition in Hardware entfällt.

Confidential Computing als Voraussetzung

Privatemode verarbeitet Prompts und Antworten in einer hardware-isolierten Umgebung, deren Arbeitsspeicher durchgehend verschlüsselt bleibt. Die Architektur ist so gestaltet, dass weder Edgeless Systems noch der Infrastrukturanbieter auf die Daten zugreifen können. Ein Proxy auf Kundenseite prüft per Remote Attestation, dass die Umgebung wie spezifiziert läuft, bevor Daten übertragen werden.

Gegenüber Mandanten und Datenschutzbeauftragten fasst Wierick das so zusammen: „Die Daten bleiben auch zur Laufzeit verschlüsselt. Das System ist so gebaut, dass selbst jemand mit Zugang zum Rechenzentrum sie nicht mitlesen kann.“ Im Ergebnis erfüllen wir damit alle berufs-, datenschutz- und strafrechtlichen Voraussetzungen, um KI-Tools sicher einzusetzen.

Eine Anwendung in rund 25 Arbeitsstunden

Von der ersten Besprechung Ende Juni bis zum Einsatz im September steckten rund 25 Arbeitsstunden in der Anwendung. Darin enthalten sind ein Backtesting gegen von Hand verschlagwortete Bände, die Abnahme durch die Fachabteilung und die Schulung der Anwender durch DIGIBIZ.

Heute in teamCHAT

Inzwischen läuft die Verschlagwortung in teamCHAT, dem KI-Arbeitsplatz der Gruppe. teamCHAT baut auf LibreChat auf, einem offenen Chat-Frontend, das sich über die OpenAI-kompatible Schnittstelle von Privatemode anbinden lässt. Das Team von DIGIBIZ hat es auf die Arbeitsabläufe der Anwender zugeschnitten. Jeder Nutzer verpflichtet sich beim ersten Anmelden zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Der Code läuft in isolierten Sandboxen.

Große Scans liest teamCHAT mit dem Modell GLM-5.3-Flash über Privatemode, viele Seiten gleichzeitig, im Schnitt rund 90 Seiten pro Minute.

Was heute möglich ist

Das Scannen bleibt Handarbeit. Texterkennung und Verschlagwortung übernimmt heute teamCHAT selbstständig. Ein eigener Skill merkt sich die Vorgaben der Abteilung, die Fachabteilung prüft stichprobenartig. Für eine Akte mit rund 320 Seiten hätte das Team drei bis sechs Stunden gebraucht. Mit Privatemode dauert es unter 20 Minuten und kostet 0,39 €. Eine umfangreiche Papierakte mit fünf Bänden und über 1.600 Seiten las und verschlagwortete teamCHAT in rund einer Stunde, für 2,38 € Modellkosten. Von Hand rechnet die Fachabteilung dafür mit zwei bis vier Personentagen.

Dazu kommt eine Aufgabe, die vorher kaum lösbar war: teamCHAT weist auf Blätter hin, die vermutlich an falscher Stelle eingelegt wurden. Nach Bestätigung durch die Fachabteilung sortiert es die Akte um, Seite für Seite und ohne Verlust. Wierick misst den Erfolg am Effizienzgewinn: Die manuelle Arbeit ist deutlich zurückgegangen.

Noch im Frühjahr 2026 hatte die Gruppe KI-Werkzeuge zum Schutz der Mandantendaten bewusst ausgeschlossen. Seit September arbeiten die ersten Teams agentisch mit einem Sprachmodell, ohne Abstriche bei der Vertraulichkeit. Am meisten überrascht hat Wierick die Akzeptanz. Viele Anwender wissen nicht, wie Modelle versioniert werden oder sich verändern. Sie vertrauen der Anwendung trotzdem, weil die Ergebnisse stimmen. Das sieht er als wichtigstes Ergebnis.

Was DIGIBIZ beim nächsten Mal anders machen würde

Testdaten würde das Team von Anfang an selbst von Hand zusammenstellen und in die frühe Phase mehr Zeit investieren. Passende Beispiele aus den Fachabteilungen zu bekommen, war nicht immer einfach. Auch für Sonderfälle würde Wierick mehr Zeit einplanen.

Nächste Schritte

teamCHAT steht seit Oktober allen rund 400 Mitarbeitenden der Gruppe offen. Auch über die Verschlagwortung hinaus haben erste Abteilungen KI bereits erfolgreich in ihre Abläufe eingebunden. Als Nächstes plant DIGIBIZ einen Wissensgraphen je Mandant, der Akten für Agenten kontextualisiert. Außerdem soll die KI tiefer in die Arbeitsabläufe der Gruppe wandern: über Schnittstellen zu internen Systemen, eine interne Wissensdatenbank, die automatische Zustellung von Dokumenten und KI direkt in den Office-Werkzeugen.

Auf die Frage, ob sich das lohnt, antwortet Wierick: „Ganz großes Ja, aber nicht als weiteres IT-Projekt. KI ist eine Technologie mit fast unbegrenzten Möglichkeiten. So muss man sie auch angehen.“